Effiziente Meetings planen und durchführen
- Legen Sie eine Agenda mit Zeit und Inhalten fest
- Entscheiden Sie sich nur für Teilnehmer, die wirkungsvoll etwas beitragen können
- Beauftragen Sie optional jemanden für die Moderation
- Klären Sie vorab, welche Entscheidungen im Fokus stehen
- Dokumentieren Sie alle Beschlüsse für die Nachverfolgung
Ihr Meeting ist effizient, wenn alle Fragen und Aufgaben teilnehmer- und lösungsorientiert bearbeitet wurden. Hatten alle Teilnehmer auch noch Spass dabei, dann haben Sie alles richtig gemacht.
Doch es ist oftmals ein langer Weg dahin, bis ein Meeting trotz Vorbereitung auch erfolgreich durchgeführt und beendet wird. Behalten Sie deshalb immer Ihr Ziel im Fokus, gemeinsam besser zu werden. Gehen Sie respektvoll und konstruktiv miteinander um.
Schlechte Meetings sorgen für Frust und Kosten
Ohne regelmässige Meetings können Sie das Engagement und die Einstellung einzelner Mitarbeiter nicht beurteilen. Darüber hinaus können Sie nur in einem Meeting eine offene Kommunikation führen und dabei gute Lösungen finden.
In Unternehmen finden tagtäglich unzählige Meetings statt. Doch nicht immer erfüllen sie auch einen unternehmerischen Zweck. Häufig werden zu wenige oder gar keine Entscheidung getroffen und das Zusammentreffen wird eher für einen lockeren Austausch genutzt.
Neben dem Dialog und der Besprechung aller Punkte auf der Agenda ist Sinn und Zweck eines Meetings immer das danach folgende Handeln und verantworten. Passiert dieses nicht, sind Frustration auf Seiten der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter vorprogrammiert. Daneben sind horrende Kosten entstanden, die kaum einer im Auge hat. Denn durch die Anwesenheit in einem Meeting wurde Arbeitszeit eingesetzt und Infrastruktur in Anspruch genommen.
Gerade Business Meetings sind davon betroffen, aus einem Meeting eine reine „Abstimmungsrunde“ werden zu lassen. Sitzungen unter Führungskräften benötigen deshalb eine Meeting-Kultur, die Effizienz zulässt. Häufig hilft schon die Unterscheidung zwischen einer reinen Informationsveranstaltung und einem Entscheidungsmeeting.
Je nachdem, zu welchem eingeladen wurde, geht es entweder nur darum, Anwesende über neue Umstände in Kenntnis zu setzen oder gemeinsam neue Ziele setzen, Probleme zu lösen und neue Wege zu bestimmen.
Stellen Sie den Entscheidungsprozess in den Mittelpunkt
Der Entscheidungsprozess sollte immer im Mittelpunkt eines Meetings stehen. Durch eine unklare Rollenverteilung, fehlende oder fehlerhafte Informationen und zu wenig Teamarbeit wird dieser Prozess oft vernachlässigt oder behindert.
Die Folgen sind schlechte oder verspätete Entscheidungen, die wiederum mit Kosten verbunden sind. Diese zeigen sich in Form von entgangenem Gewinn, Verschwendung von Ressourcen und Talenten.
Damit gutes Entscheiden in Meetings möglich wird, muss darauf geachtet werden, dass die richtigen Leute dabei sind – und NUR Betroffene die eine Entscheidung:
- mittragen
- verantworten
- umsetzen
Ein wirkungsvolles Meeting hat immer den Entscheidungsprozess im Fokus. Achten Sie darauf, dass eventuelle Jobtitel aussen vor bleiben. Sämtliche Teilnehmer sollten alle Ideen und Meinungen frei äussern können – unabhängig von ihrer Rolle oder Titel im Unternehmen. Ein wertvolles Meeting ist ein Wir-Projekt.
Wie gestalte ich mein Meeting auf Dauer effizienter?
Als wichtiger Planungsschritt gilt die Festlegung der Agenda. Beschränken Sie sich bei Ihrer Agenda auf das Wesentliche und verschieben Sie auch Dinge auf die nächste Sitzung, wenn sie keine Priorität haben. Legen Sie zudem einen Mitarbeiter fest, welcher den Ablauf koordiniert oder moderiert.
Durch eine professionelle Moderation werden alle Agendapunkte in der dafür vorgesehen Zeit abgearbeitet und Beschlüsse dokumentiert. Es wird dafür gesorgt, dass alle wesentlichen Beiträge gehört sowie auf die Einhaltung der Sitzungsregelungen geachtet wird.
Legen Sie des Weiteren fest, welche Themen auf der Agenda in welchem Umfang und mit welchem Ziel besprochen werden müssen. Klassifizieren Sie Themen dazu (Information, Entscheidung, Debatte).
Zeit ist eine knappe Ressource. Für Sie als Führungsperson und für Ihre Mitarbeiter. Ein Meeting wird deshalb so kurz wie möglich und so lang wie nötig gehalten. Dafür ist eine intensive Vorbereitung des Meetings wichtig.
Da viele unserer Kunden mit dieser Herausforderung kämpfen, haben wir dafür sogar ein gezieltes Leadership Programm entwickelt. Lassen Sie uns bei einem virtuellen Kaffee herausfinden, wie wir Sie unterstützen können.
Die richtige Auswahl der Teilnehmer
Bei der Auswahl der Teilnehmer des Meetings kommt es darauf an, welche Themen für alle oder nur für einige Gruppen relevant ist. Häufig hilft dabei schon die Zweiteilung des Meetings, um wirklich effizient zu arbeiten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu garantieren. Denn wer möchte schon stundenlang auf einer Sitzung anwesend sein, deren Themen einen nicht betreffen?
Im Zweifelsfall sind kleinere Gruppen immer produktiver als grössere. Laden Sie deshalb nur die Menschen ein, die einen wichtigen Beitrag zur Diskussion leisten können und lassen Sie alle anderen zu Hause.
Die physische Anwesenheit an einem Meeting kann sich auf vielerlei Art ausdrücken. Häufig wird gesessen, doch probieren Sie auch einmal das Stehen aus. Stehen macht wach. Sämtliche Meetings gewinnen an Dynamik und werden mit mehr Engagement geführt.
Halten Sie die Spannung hoch und bleiben Sie zeitlich kompakt
Gerade in Zeiten von Home-Office und Digital Leadership sind Mitarbeiter häufig konfrontiert mit stundenlagen, meist langweiligen Online-Meetings, bei deren sie die Aufmerksamkeit verlieren. Ein Meeting, welches rein online abgehalten wird, sollte deshalb immer in einem kurzen zeitlichen Rahmen und ausschliesslich mit den Personen abgehalten werden, die für dieses Meeting unabdingbar sind.
Ergebnisse von Sitzungen werden von Teilnehmern häufig unterschiedlich eingeschätzt. Hier hilft eine sorgfältige Dokumentation, um nachträgliche Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer die gleiche Arbeitsgrundlage hat.
In einem Sitzungsprotokoll wird festgehalten, welche Ergebnisse das jeweilige Meeting erzielt hat. Dieses kann dann für eine spätere Erfolgskontrolle durch die Geschäftsleitung hinzugezogen werden. Daneben liefert ein Protokoll wichtige Impulse für das nächste Meeting.
Setzen Sie zur Protokollführung nur Mitarbeiter ein, die Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden können. Alle Gedankenschritte während des Meetings müssen nachvollziehbar in einem Protokoll notiert werden. Ein Protokollierer darf während einer Sitzung nie die Übersicht verlieren und muss Fakten von Meinungen auseinanderhalten.
Perfekte Hilfe durch Coaching und Sparring
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