Workshop vorbereiten - so gelingt es!

1. Definition der Ziele des Workshops
2. Zusammenstellung der richtigen Teilnehmer
3. Erstellung eines Zeitplanes
4. Festlegung einzelner Programmpunkte
5. Wahl der Location/Catering/Technik

Ein Workshop geschieht am besten in kleineren Gruppen und wird durch eine erfahrene Moderation begleitet. Jede Gruppe in einem Problemlösungs- oder Kreativprozess, benötigt entsprechende Führung und Orientierung.

Die einzelnen Programmpunkte gliedern sich jeweils in drei Bestandteile: die Einführung, der Arbeitsteil und die Zusammenfassung mit entsprechenden Massnahmen zur Umsetzung.

Unterschiedliche Methoden für eine anspruchsvolle Workshop Vorbereitung

Entscheidender als der Inhalt des Workshops ist der methodische Ablauf, der dafür sorgt, dass die angestrebten Ziele erreicht werden. Dazu stehen Ihnen unterschiedliche Methoden zur Auswahl. Überlegen Sie schon vor der Planung des nächsten Workshops, auf welche spannende Art und Weise Sie den Stoff für Ihre Teilnehmer präsentieren, oder wie Sie Entscheidungen treffen möchten.

Je aufmerksamer Ihre Mitarbeiter oder Kollegen durch Ihre Moderation sind, desto höher steigt die Motivation und das Engagement. Häufig verwendete Methoden aus einer Sammlung von Möglichkeiten sind Partnerinterviews, Vorstellungsrunden, Kartenfragen oder Entscheidungsfragen.

Dabei ist es notwendig, die einzelne Methodik an den zeitlichen Verlauf des Workshops anzupassen. So eignet sich ein Partnerinterview etwa am Anfang, um alle Teilnehmer einander vorzustellen. Oder beginnen Sie die Veranstaltung mit einem Impulsvortrag als Einstieg. Dieser fasst kurz und bündig die wichtigsten Informationen rund um den Workshop zusammen.

Eine Vernissage wird dagegen am Ende durchgeführt, wenn alle Workshop Teilnehmer frei durch den Raum laufen und die gesamten Ergebnisse der Gruppe ansehen können. Ein Feedback am Ende des Events ist ein Muss und sollte niemals mit der Frage eingeleitet werden, wie es den Teilnehmer gefallen hat. Besser ist die Frage, welche Erkenntnisse gesammelt wurden, die im Anschluss umgesetzt werden - also Führen mit Fragen.

Checkliste für die Workshop Vorbereitung

Wenn Sie noch ungeübt in der Durchführung eines Workshops sind, hilft Ihnen eine Checkliste. Tragen Sie auf dieser alle wichtigen Informationen zusammen. Neben der Formulierung der Ziele (Hauptziel und weitere Ziele) und Programmpunkte sowie der angedachten Workshop- und Pausenzeiten notieren Sie sich, welche passende Location für Ihren Workshop in Frage kommt.

Es eignen sich Räume, die die Interaktion und Kommunikation optimal fördern. Für kleinere Gruppen ist ein Tagesraum ideal, für grössere Gruppen suchen Sie nach mehr Freifläche (vielleicht auch ein Open Air Workshop?).

Damit alle Ideen und Vorschläge visuell aufgenommen werden, nutzen Sie Pinnwände oder Flipcharts als Visualisierungshilfen. Halten Sie diese simplen, aber dennoch hilfreichen Instrumente stets parat. Daneben sorgen Sie für genügend Stifte und Notizzettel für Ihr gemeinsames Brainstorming.

Ohne die entsprechende Technik wird heutzutage kaum noch ein Workshop durchgeführt. Prüfen Sie deshalb vorab die technischen Voraussetzungen, damit alle Inhalte des Workshops auch visuell dargestellt werden. Nur so lassen sich Ideen, Vorschläge etc. anschaulich vermitteln. Darüber hinaus wird mit moderner Technik bei einem Workshop auch die notwendige Kompetenz in der Durchführung ausgestrahlt.

Workshop vorbereiten wie ein Profi

Die Planung und Durchführung von anspruchsvollen Workshops, wie zum Beispiel Entscheidungs- oder Strategie Workshop, sollten immer in die Hände von Profis gelegt und professionell moderiert werden. Ein Moderator begrüsst die Teilnehmer, stellt die einzelnen Programmpunkte vor, lenkt Diskussionen, fasst zusammen und beantwortet Fragen.

Gerade durch die Professionalität eines Moderators wird der vorab bestimmte Zeitplan eingehalten und das notwendige Mass an Klarheit und Fokus geboten. Mit einer Prise Unterhaltung können erfolgreich Brücken geschlagen werden.

Als Moderator sollten Sie auf die Interaktivität achten, um sämtliche Teilnehmer des Events aktiv mit einzubinden. Achten Sie darauf, dass die Veranstaltung nicht Sie als Sprecher in den Mittelpunkt rücken soll, sondern die Teilnehmer. Wie erfolgreich Sie selbst einzelne Workshops als Moderator durchführen, zeigt sich später am Ergebnis. Damit dieses hervorragend wird, nutzen Sie diese zwei Hinweise: 

Formulieren Sie Aufgaben sehr sorgfältig und klar. 

Damit werden verständliche Anweisungen an die Teilnehmer vermittelt. Jedes Gehirn bekommt genaue Impulse, um konkrete Lösungsansätze zu produzieren. Halten Sie die Aufgaben im Kontext eher vage, kommt es zu einer geringen Ideenausbeute oder einer Irritation bei der Anwendung der Ideenfindungstechnik. Inspirierende Fragen sind der erste Schritt, um Kreativität entstehen zu lassen.

Achten Sie immer auf die Zeitvorgaben. 

Es ist gar nicht so leicht, die Zeit immer im Blick zu haben. Aber sie ist notwendig, wenn ein Workshop produktiv sein soll. Kontrollieren Sie deshalb immer den Redeanteil – von allen Teilnehmern und von Ihnen selbst. Ausreichende Pufferzeiten sind dabei ebenso notwendig, falls Unvorhergesehenes passiert.

Praktische Erfahrungen zeigen, dass bei Workshops häufig wertvolle Zeit durch unsystematische Gesprächsführung verstreicht. Deshalb kommt einer Moderation eine sehr wichtige Bedeutung zu. Damit alle Ziele des Workshops erreicht werden, bedarf es einer zeitlichen und strukturellen Planung des Ablaufs, die den Kern beim Workshop vorbereiten darstellt. Achten Sie darauf, dass Konflikte auf einer Sachebene ausgetragen werden und Diskussionsinhalte nicht abschweifen. Was nicht bedeutet, dass Teilnehmer ab und wann ihre Komfortzone verlassen sollten.

Sparring und Moderation für erfolgreiche Workshops

Damit Sie in Zukunft Workshops vorbereiten - so gelingt es! mit einer Mischung aus überzeugenden Inhalten und perfekter Organisation umsetzen, unterstützen wir Sie gerne als Coach oder Sparring-Partner. 

Für ein erstes kostenfreies Beratungsgespräch (Dauer 30 Minuten) stehen wir Ihnen jetzt zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute, um beim nächsten Workshop mit klaren Entscheidungen und Ergebnissen, wertvolle Fortschritte zu machen.